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Administrative Assistant (m/f/d)

Elanco Clinton Laboratories

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Bad Homburg, DE
LOCATION

Job Description

As posted by the hiring company

Job Overview:

As a leading global animal health company, Elanco delivers innovative products and services to improve the health of pets and farm animals around the world because we believe making animals' lives better, makes life better. Since 1954, we have provided solutions that support veterinarians, farmers and pet owners to advance our vision of Food and Companionship Enriching Life. Elanco's promise to employees: Together, we foster an inclusive culture where everyone can make a difference, encouraging ownership, growth and well-being.

Office Management

  • Allgemeine administrative Unterstützung für den Bereich Marketing DACH und Veterinary Medical Consultation (VMC) DACH (je 50%/50%)
  • Organisation von internen und externen Meetings, Messen und Veranstaltungen
  • Begleitung/Erstellung und Versand von Kundenmailings
  • Bearbeitung von Reisekosten, Buchungen, HSE Angelegenheiten, Anfragen, Adressänderungen etc.
  • Unterstützen bei der Buchung und Abrechnung von Reisekosten und Systemproblemen
  • Verwaltung und Betreuung bzgl. Postein- und Ausgang
  • Betreuung von Auszubildenden

Verantwortung für die Koordination des Bestell- und Rechnungsprozess nach Elanco-Vorschiften

  • Lieferantenmanagement inkl. Lieferantenanlage
  • Bestellungserstellung auf Basis der benötigten Dokumentation
  • Korrekte Kontierung von Bestellungen nach internen Finanzvorschriften
  • Koordination von Bestellprozessen (Annahme, Rücksendung, Zuweisungen, Schließungen etc.)
  • Nachverfolgung von Zahlungen beim externen Dienstleister
  • Koordination Rechnungswesen
  • Training von neuen und bestehenden Mitarbeitern hinsichtlich der Bestell- und Rechnungsprozesse und der Compliance-Richtlinien
  • Umsetzung und Einhaltung der Compliance Vorgaben
  • Unterstützen beim Erstellen der Rückstellungen
  • P2P für Marketing, VMC, Marketing Digital und Communications

Marketing/ VMC Support

  • Beschaffung/Verwaltung von Werbematerial
  • Mitarbeit in Marketingprojekten
  • Administrative Begleitung/Planung/Durchführung/Kontrolle von Marketingaktionen
  • Unterstützung bei Planung, Handhabe und Versand von Werbemitteln
  • Verwaltung des Genehmigungsprozesses (bspw. von Regulatory und QA Dokumenten)
  • Buchungen und Verwaltung von Anmeldungen, Mitgliedschaften
  • Beschaffung/Support für Ausrüstung und Equipment (bspw. IT)
  • Vertragsverwaltung, insbesondere Referenten- und Studienverträgen
  • Unterstützung bei Sponsoringprozessen (Erstellen von Sponsoringverträgen und Zahlungsabwicklung)
  • Vorbereitung und Koordination von Meetings
  • Koordination von Anfragen an Ansprechpartner
  • Zeitschriften-Management
  • Einholen von Unterschriften für Verträge
  • Budget Tracking VMC/Marketing

Qualifikationen:

  • Idealerweise mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
  • Zuverlässiges, professionelles Arbeiten, selbständig und im Team
  • Eigeninitiative und Engagement
  • Eine ziel- und lösungsorientierte, sorgfältige und genaue Vorgehens- und Arbeitsweise
  • Exzellente Deutschkenntnisse und fließendes Englisch in Wort und Schrift
  • MS Office
  • SAP/ Ariba

Elanco is an EEO/Affirmative Action Employer and does not discriminate on the basis of age, race, color, religion, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, national origin, protected veteran status, disability or any other legally protected status