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Administrative Assistant BU Pet Health and OTV (m/f/d)

Elanco Clinton Laboratories

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Bad Homburg, DE
LOCATION

Job Description

As posted by the hiring company

Job Overview:

As a leading global animal health company, Elanco delivers innovative products and services to improve the health of pets and farm animals around the world because we believe making animals' lives better, makes life better. Since 1954, we have provided solutions that support veterinarians, farmers and pet owners to advance our vision of Food and Companionship Enriching Life. Elanco's promise to employees: Together, we foster an inclusive culture where everyone can make a difference, encouraging ownership, growth and well-being.

Hauptaufgaben

  • Allgemeine administrative Unterstützung für den Sales Bereich
  • Administrative Unterstützung sowie enge Zusammenarbeit mit dem Head of Sales, den Regionalleitern Pet Health/OTV und den Außendienstkolleginnen und-kollegen
  • Organisation von internen und externen Meetings, Messen und (Kunden)-Veranstaltungen
  • Teilnahme an Regionalmeetings/ Team-Calls
  • Begleitung/Erstellung und Versand von Kundenmailings
  • Bearbeitung von Reisekosten, Buchungen, Anfragen
  • Unterstützen bei der Buchung und Abrechnung von Reisekosten und Systemproblemen
  • Bearbeitung der Post
  • Erstellung von Einarbeitungsplänen im Pet Health Bereich in Absprache mit HR
  • Betreuung von Auszubildenden

Bestell- und Rechnungsprozess

  • Lieferantenmanagement inkl. Lieferantenanlage
  • Auslösen von Bestellungen auf Basis der benötigten Dokumentation
  • Korrekte Kontierung von Bestellungen nach internen Finanzvorschriften
  • Koordination von Bestellprozessen
  • Nachverfolgung von Zahlungen beim externen Dienstleister
  • Zusammenarbeit mit dem Rechnungswesen
  • Training von Mitarbeitern hinsichtlich der Bestell- und Rechnungsprozesse und der Compliance-Richtlinien
  • Umsetzung und Einhaltung der Compliance Vorgaben
  • Unterstützen beim Erstellen der Rückstellungen
  • Budgetverwaltung

Sonstige Aufgaben

  • Buchungen und Verwaltung von Anmeldungen, Mitgliedschaften
  • Beschaffung/Support für Ausrüstung und Equipment
  • Vertragsverwaltung, -versand und Dokumentation
  • Unterstützung bei Sponsoringprozessen, wie das Erstellen von Sponsoringverträgen und Zahlungsabwicklung
  • Vorbereitung und Koordination von Meetings
  • Koordination von Anfragen an die betreffenden Ansprechpartner
  • Zeitschriften-Management
  • Einholen von Unterschriften für Verträge, Vertragsbearbeitung in Absprache mit der Rechtsabteilung
  • Protokollführung bei Meetings und Tagungen
  • Bereitstellung von unterstützenden Materialien für die Außendiensttätigkeit wie Staffelpreislisten, diverse Übersichten und andere
  • Projektbezogene Tätigkeiten im Admin Team

Qualifikationen:

  • Idealerweise mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Administrativen Support
  • Zuverlässiges, professionelles Arbeiten, selbständig und im Team
  • Eigeninitiative und Engagement, Empathie und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
  • Eine ziel- und lösungsorientierte, sorgfältige und genaue Vorgehens- und Arbeitsweise
  • Exzellente Deutschkenntnisse und fließendes Englisch in Wort und Schrift
  • MS Office
  • SAP-Kenntnisse wünschenswert

Elanco is an EEO/Affirmative Action Employer and does not discriminate on the basis of age, race, color, religion, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, national origin, protected veteran status, disability or any other legally protected status